ビジネス文書の基本ルール

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※参考:ビジネスマナーの基本まとめ

ビジネス文書の基本ルール


ビジネスシーンでは様々な文章が必要になる
まずは社内と社外に分けて考えるとよい

社内の人に出す文章
・稟議書
・移動通知
・通達書
・各種届出
・企画書
・業務日報
・依頼書 など

社外の人の出す文章
・商取引上の文書
→提案書、依頼書、督促状、見積書、注文書、発注書など
・礼儀的な文書
→各種案内、あいさつ状、詫び状、年賀状、祝い状、招待状など

文書の重要度についても確認する
①極秘:特定の関係者以外には見せてはいけない文書
②部外秘:特定の部門に所属する人以外には見せてはいけない文書
③社外秘:社員以外には公開できない文書

ビジネス文書の作成には「印」を使用する、違いも知っておく
①社判:契約書など重要文書に押す会社の実印
②契印:契約書が複数枚に渡る場合、ページとページの間に押す印
③割印:原本と写し、正本と副本など同じ文書を2つ以上作成した歳、1部に半分だけ写るように押す印
④捨て印:訂正がある場合を想定して、あらかじめ欄外に押しておく印

社内文書の基本フォーマット


●社内で扱う様々な文書
①命令、指示、提案のための文書
→指示書、通達、計画書、企画書、稟議書など
②報告のための文書
→業務日報、出張報告書、調査報告書など
③届け出のための文書
→休暇届、遅刻届、早退届、仮払い申請書など
④連絡、問い合わせのための文書
→業務連絡書、依頼書、案内書、照会書など
⑤記録のための文書
→議事録、帳簿類、集計データなど

社外文書の基本フォーマット


●社外に送る様々な文書
①取引のための文書
→見積書、契約書、仕様書、注文書など
②金銭に関わる文書
→請求書、領収書、督促状、振込依頼書など
③その他の文書
→詫び状、抗議書、案内状、お断りの文書など


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