電話のマナーまとめ

この記事は2分で読めます

自分用メモ

随時追記していく

※参考:ビジネスマナーの基本まとめ

電話の受け方、かけかた


電話の受け方は、会社を代表して応対することを意識する

出る時は3コール以内で

大切なことは復唱して確認する

電話をかける際は、相手がその時に何をしているかをイメージして
負担のかからない時間にかけるのがマナー(相手視点で考える!)

電話の取次と伝言メモ


電話の取次は、まず相手の社名、名前を聞く事が大事
(→ここ忘れがちなので注意!)

名指し人が電話に出られない時は、自分の名前を伝える事も重要

電話の内容を伝える際は、以下の5点を意識する
①電話があった日と時間
②呼び出しされた人(名指し人)の名前
③電話を受けた人(自分)の名前
④電話をかけてきた人の名前と電話番号
⑤用件や伝言の内容

クレーム電話への対応


まずは以下3つのポイントを抑える
①不愉快な思いをさせたことに対して謝罪する
②相手の話を聞き、正確に状況を把握する
③具体的な解決方法を提案する

不用意に「全面的なお詫び」をしないことも重要
(相手の言い分に対して全面的に非を認めた事になるから)

お詫びには「全面的なお詫び」と「部分的なお詫び」があるので、
しっかり使い分けるのが打じい

また、二次クレームにも注意する
最初の対応が悪いと二次クレームに発展することもある
(→初期対応が命!)

相手の怒りを抑えるには、相手の気持ちに
共感するような言葉を入れるのが効果的
→それはさぞかしご不快に感じられたかと存じます
→お気持ちは十分お察しいたします

携帯電話のマナー


まずは以下の4つを抑える
①会社の携帯電話は、勤務時間中は電源ONにする
②まわりに迷惑がかからない場所で使う
③使う場所と話題に注意すること
④公私のけじめをしっかりつける

携帯電話での通話は、不特定多数の人に聞かれる可能性がある
社外の人にも聞かれるので、通話内容には注意する
(自分の話だけでなく、相手の話も聞かれる可能性がある事を意識する)

かける際は、できるだけ静かな場所から電話をすること

例え数分でも、会社支給の携帯電話を私用で使ってはダメ

社外の人に、会社の人の携帯番号を教えるのはNG
相手が関係者に成りすましてる可能性があるから
→状況によってはOKなのか?

  • このエントリーをはてなブックマークに追加
  • LINEで送る

関連記事

  1. この記事へのコメントはありません。

  1. この記事へのトラックバックはありません。

管理人紹介


21世紀、より良い人生を歩むための個人事業主による備忘録メモです。固定観念にとらわれず、日本や世界の深淵に触れ、自由快適な人生を歩んでいく事を大切にしています。